Insight by MINT – Digiajan strategiatyö 3/3

Digiajan strategiatyö

Digiajan strategiatyö on kolmen artikkelin sarja, joka pureutuu strategiatyön muutoksiin digitalisoitumisen edetessä yhä voimakkaammin ja vauhdikkaammin.

Sarjan ensimmäisessä osassa käsiteltiin digitalisoitumisen vaikutuksia yritykseen ja sen toimintaan. Sarjan toisessa osassa keskityttiin strategiseen suunnitteluun ja suunnitteluprosessiin digiajan yrityksessä. Tässä sarjan kolmannessa osassa keskitytään niihin työkaluihin, jotka tukevat digiajan yrityksen suunnitteluprosessia.

Digiajan strategiatyö 3/3: Suunnittelun työkalut

Sähköisen ja verkottuneen yrityksen suunnitteluprosessin muutokset ovat tiivistetysti

  1. suunnittelu on jatkuvaa toimintaa
  2. vaihtoehtoisten suunnitelmien määrä on aiempaa selvästi suurempi
  3. suunnittelu on ryhmätyötä – top down ja bottom up
  4. strateginen suunnittelu on lomittunut operatiivisen suunnitteluun ja johtamiseen

Kaikki nämä seikat tarkoittavat myös, että yrityksen vision/tahtotilan merkitys on huomattavan suuri. Yhteisesti ymmärretty tahtotila ohjaa yksilöitä ja tiimejä tuottamaan samaan tavoitteeseen tähtääviä suunnitelmia. Tahtotilalla ja kulttuurilla on siten kummallakin merkittävä rooli suunnittelussa ja toiminnassa.

Edellisessä artikkelissa esitellyn suunnitteluprosessin aikakäsitteet ovat mielenkiintoisia. Kun suunnittelu on jatkuvaa, niin prosessi on käynnissä koko ajan – onko siis strategiavalintojen hetki päivittäin, kerran viikossa, kuukaudessa vai harvemmin? Tarkoittaako tämä tempoilua sinne tänne ilman punaista lankaa suunnitelmissa ja niiden toteutuksessa? Ehditäänkö yhtäkään suunnitelmaa toteuttaa ennen kuin se tulee hyllytetyksi? Paljonko aikaa suunnitteluun osallistuvilta voi ja saa kulua tähän tehtävään? Ja kuten arvata saattaa, vastaus on ehdoton kyllä – ei siis ole yhtä ainoaa oikeata vastausta.

Olemme keränneet kokemusta yhdessä asiakkaidemme kanssa siirtymisestä perinteisestä vuosikellosuunnittelusta jatkuvaan suunnitteluun. Tiivistetysti voisi sanoa, että esimerkiksi aikakäsitteet korreloivat vahvasti sen kanssa millaisella tahdilla muutokset yritystä, sen toimintaympäristöä ja toimialaa ravistelevat. Mitä tiiviimpi muutostahti, sitä tiiviimpi aikataulutus ja johtamistarve ovat myös suunnittelussa. Ehkä tässä tiivistyy jatkuvan suunnittelun perimmäinen tavoite – hallittu, tehokas ja olennaiseen keskittyvä suunnittelu myös turbulentissa tilanteessa.

Digiajan yritykselle ja sellaiseksi matkalle olevalle yritykselle tyypillistä on olla jopa uskomattoman kunnianhimoinen, niin tavoitteissa kuin osaamisen hankinnassakin. Rajojen ylittäminen ja kaiken toimintaan liittyvän haastaminen on ”uutta arkipäivää”. Kun tähän vielä yhdistetään nopeus päätöksenteossa ja tehokas datan käyttö, niin aletaan olla lähellä olennaisinta eli kovan tuloksen tekemistä pitämällä asiakas ja asiakaskokemus aivan yhtä kunnianhimoisesti toiminnan lähtökohtana. Toteuttajina ovat muutokseen syttyneet henkilöt olemassa olevasta henkilöstöstä ja uudet, usein ulkopuolelta rekrytoidut osaajat. Suunnittelun toteutukselle ja sen tuloksille on asetettu samat, kovat tavoitteet kuin muullekin toiminnalle

Jatkuvuus suunnittelussa tarkoittaa pyrkimystä keskeytymättömään oman toiminnan ja ympäristön havainnointiin sekä nopeisiin ja proaktiivisiin päätöksiin haluttu kehityssuunta säilyttäen. Digitaalisuus ja verkottuminen tuovat mukanaan uuden toiminta- ja muutostahdin sekä uudet ja ennalta arvaamattomat kehityssuunnat. Tästä syystä asiakkaita, kilpailijoita, muuta toimintaympäristöä ja omaa toimintaa luotaavat ja tulevaa kehitystä arvioivat havainnointijärjestelmät ovat kasvattaneet merkitystään. Kaikki tämä johtaa puolestaan siihen, että mahdollisia etenemispolkuja ja vaihtoehtoisia suunnitelmia on aiempaa huomattavasti enemmän. Vaihtoehtojen vertailukelpoisina pitäminen on haasteellinen, mutta erittäin tärkeä tehtävä. Käytännössä vaihtoehtoisten suunnitelmien määrää kasvattaa myös se, että jokainen suunnitteluun osallistuva on oikeutettu ja velvoitettu tuomaan uudet ideat ja mahdollisuudet esiin rakenteellisina ratkaisuina. Ryhmätyö on se elementti, joka paitsi kokoaa suunnittelutyöhön kaiken yrityksessä olevan kokemuksen ja osaamisen, myös lisää muutoksia havainnoivien määrää. Strategisen suunnittelun lomittuminen operatiiviseen suunnitteluun tukee konkretiaa, asiassa pysymistä sekä tasapainoa operatiivisen ja strategisen välillä, myös työmäärän tasapainoa.

Jatkuvaan suunnitteluun siirtymisen eräs haaste on omiin haasteisiin ja suunnittelukulttuuriin sopivien suunnittelukonseptien ja työkalujen löytäminen. Onkohna niin, että suunnittelukonseptit ja työkalut ovat niin geneerisiä, että digitalisoitumisenkin haasteet ovat vain nyanssi suuressa virrassa? Kyllä ja ei.

Konseptinäkökulmasta vaihtoehtoja toki riittää – nopeasti laskien ainakin 60 erilaista Mintzbergistä, Porterista, SWOTista ja PESTLEstä Blue Ocean Strategyyn, Business Model Canvasiin ja Five-Step Strategy Modeliin saakka.

Uskomme, että pyörää ei kannata keksiä uudelleen, vaan soveltaa jo olemassa olevia malleja innovatiivisesti. Yhdeksi käytännössä toimivaksi yhdistelmäksi on osoittautunut Business Model Canvas ensimmäiseen luonnosteluun ja Five-Step Strategy Modelilla strategiaksi täydennettynä seuraaviin tarkastelu- ja päätöskierroksiin. Päätöksentekoa voidaan hyvin ohjata Stage-gate mallilla (go, recycle, hold, terminate), jolloin työn alla olevia strategiavaihtoja on rajallisen mielekäs määrä. Olennaista on, että idea jalostuu suunnitelmaksi ja strategiaksi vaiheittain tarkentuen. Vaiheistaminen pitää työmäärät oikeina ja tuo ideat nopeasti yhteiseen keskusteluun ja tarkasteluun.

Suunnittelun työkaluja valitessa on hyödyllistä pitää muistissa mihin niitä oikeastaan tarvitaan. Alla oleva kuva esittää digiajan yrityksen suunnittelullisia tavoitteita.

Tahtotila eli tavoite on kirkkaana ohjaamassa suunnittelua ja toimintaa. Suunnittelussa keskitytään joko tehostamiseen tai uudistumista ja kasvua tukeviin investointeihin. Tehostaminen tarkoittaa tuloksellisuuden nostamista, kustannusten leikkaamista tai toimintojen/liiketoimintojen myyntiä/ostamista tai ulkoistamista/sisäistämistä. Investoinneissa olennaista on priorisointi ja niiden uusien kyvykkyyksien ja osaamisen hankinta, jotka tuottavat parasta tulosta. Teknologia on tämän hetken suurin muutoksen mahdollistaja. Toimintamallit muuttuvat ja kehittyvät nopeaan tahtiin, samoin organisaatio ja organisoituminen.

Suunnittelua tukevia ohjelmallisia ratkaisuja on markkinoilla rajallinen määrä. Nopea markkinakatsaus toi esiin reilu 20 ratkaisua Anaplanista ja Achvieveit:stä OnStrategy:n ja StrategyHQ:n. Suurimmalle osalle ratkaisuista on tyypillistä keskittyminen johonkin suunnittelun osa-alueeseen analysoinnista tuloslaskelmiin ja visuaalisesta suunnittelusta simulointiin monimutkaisilla malleilla. Suunnittelua kokonaisuutena tukevia ympäristöjä on vain muutama.

Jukka Peltola Mint Consulting

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *