Luotettavaa tietoa päätöksenteon tueksi – tähän tiedolla johtamisella tiivistetysti pyritään. Tiedolla johtaminen sujuu, kun henkilöillä on sekä työkalut että osaamista hyödyntää tietoa toiminnassaan. Tiedolla johtamisen kannalta tärkeää on, että henkilöt:
- löytävät tarvitsemansa tiedon
- kykenevät analysoimaan ja tulkitsemaan löydetyn tiedon
- pystyvät rikastamaan löydettyä tietoa eli luomaan uutta tietoa ja tuoreita näkökulmia olemassa olevaa tietoon
Teknologiat opastavat käyttäjää kohti vahvempaa osaamista, mutta ne eivät tälläkään kertaa ole pääosassa, joka on varattu päätöksentekijälle.
Tiedon haku
Ensimmäinen edellytys tiedon hyödyntämiseksi päätöksenteossa on tarvittavan ja luotettavan tiedon tuominen päätöksentekijän käyttöön. Päivittäisessä tekemisessä ei useinkaan riitä, että tieto on teknisesti löydettävissä järjestelmästä, vaan tietoon on päästävä käsiksi helposti ja vaivattomasti. Tämä tarkoittaa käytännössä toimivaa raportointi- ja analysointijärjestelmää, joka tarvittaessa myös herättelee käyttäjää tuottamalla ajastettua tietosisältöä hälyttäen käyttäjän tutkimaan vähintäänkin muutoksia ja poikkeamia. Tiedon tuonti yhteen ja samaan paikkaan, koontinäyttöjen ja muiden yhtenäisten ja helposti ymmärrettävien esitystapojen käyttö tukee tiedon hakemista. Tiedon löytämistä helpottavat myös tämän päivän raportointityökalujen mahdollistamat suorat kyselyt, joihin järjestelmä vastaa kaaviolla ja visualisoinneilla.
Yhtä tärkeää kuin tiedon mekaaninen löytäminen ja tuominen päätöksentekotilanteeseen on tiedon käyttö. Käytettävissä olevan tiedon laatuun on voitava luottaa ja tietoa on myös oikeasti käytettävä. Usein kohdataan se, että tieto aktiivisesti unohdetaan, sen merkitystä aliarvioidaan tai sen sisältö kyseenalaistetaan, tavallisesti päätöksentekijöiden omaan kokemukseen nojautuen.
Tiedon analysointi
Ajastettujen ja automaattisten raporttien tutkimisesta on lyhyt askel syvempään analysointiin, joka alkaa raportoituun tietoon porautumisella erilaisia rajauksia ja suodatuksia käyttäen. Analysoidessa kuvataan, millaista raportoitu tieto on pääpiirteissään ollut, pohditaan, miksi tieto on sellaista kuin on ja mitä saatu tieto merkitsee toiminnan ja sen kehittämisen kannalta. Lisää analyyttistä kattavuutta voi hakea kollegiaalisella keskustelulla jakamalla järjestelmän tuottamaa ja itse tarkennettua tieto kollegoille hakien keskustelun kautta lisää ymmärtämystä ja tulkintaa. Keskeistä on tunnistaa tiedon välisiä riippuvuuksia ja hakea uusia tapoja yhdistää dataa uudeksi tiedoksi – toistuvuuksia, poikkeamia ja trendejä hakien.
Kvantitatiivista eli määrällistä tietoa analysoidaan perinteisesti tilastollisen analyysin avulla. Laadullista eli kvalitatiivista aineistoa voidaan analysoida muun muassa sisällönanalyysin avulla. Analysointi voi lähestyä myös näin:
- kuvaileva analytiikka: Mitä on tapahtunut?
- diagnosoiva analytiikka: Miksi näin on tapahtunut?
- ennakoiva analytiikka: Mitä (käytettävissä olevaan tietoon perustuen) tulee tapahtumaan?
- ohjaava analytiikka: Mitä pitäisi tapahtua?
Olennaista on analysointitekniikoista riippumatta saavuttaa kyky tehdä analysoinnin avulla tehokkaammin aiempaa paremmin oikeaan osuvia ennusteita, suunnitelmia ja päätöksiä.
Tiedon rikastaminen
Analysointikokemuksen karttuessa herää ajatus ja tarve yhä monipuolisempien näkökulmien mukaan ottamiseen. Toimintaa tarkastellaan uudessa valossa kehittäen sitä historiatiedon lisäksi ulkopuolisella tiedolla ja rakenteettomalla datalla esimerkiksi äänestä, kuvasta tai keskusteluista kerättynä. Toimivassa järjestelmässä käyttäjän tuoma tiedon rikastamisen mahdollisuus on huomioitu ja rakennettu osaksi järjestelmän ominaisuuksia.
Suhtautuminen päätöksentekoon
Päätöksenteon perushankaluus on siinä, että päätöstä tehdessään voi vain harvoin, jos koskaan, tietää onko päätös oikea vai väärä. Tavallisesti vasta tulevaisuus näyttää tämän. Päätöksenteossa olennaista on siten myös tuntemattomien tekijöiden arviointi. Tiedolla johtamista päätöksentekotilanteessa voi siksi lähestyä edellä esitettyä täydentäen myös alla olevan taulukon mukaisesti.
| TIETOPERUSTEISUUS | PÄÄTÖSPERUSTEISUUS |
| Lähtökohtana on kerätty ja käytettävissä oleva tieto | Lähtökohtana on tehtävän päätöksen sisältö |
| Tiedolle haetaan tarkoitusta ja merkitystä | Haetaan tietoa tehtävän päätöksen näkökulmasta |
| Tämän me tiedämme ja tämän tieto kertoo meille | Tätä me emme tiedä ja tähän meidän on haettava uutta tietoa vastauksia antamaan |
| Trendit ja analyysit | Ennusteet ja analyysit |
| Johdattelijana tietoasiantuntija | Johdattelijana päätöksentekijä |
Tiedolla johtaminen ja päätöksenteko on siten monen osaamisen summa. Päätöksentekijän tehtävä on johtaa tiedolla johtamista.
Monipuolinen tietojohtamisen työkalujen käyttö vahvistaa tiedolla johtamisen kulttuuria. Tietojohtamisen järjestelmät tarjoavat työkalut moderniin raportointiin, analytiikkaan ja ennusteisiin – toimintamallit siirtyvät arkeen kuitenkin ihmisten toiminnan kautta. Menestyvä organisaatio luodaan toiminta- ja johtamiskulttuurilla, jossa tietoon perustuva päätöksenteko, argumentointi ja kyseenalaistaminen ovat keskeisiä osia.
© Mint Consulting 2022